Kdy se občanovi poskytuje výpis usnesení ze zasedání zastupitelstva?

Občan obce má právo nahlížet do rozpočtu obce a do závěrečného účtu obce za uplynulý kalendářní rok. Může také nahlížet do zápisů a usnesení ze zasedání zastupitelstva obce, usnesení rady obce a dalších listin. Obec musí na žádost občana umožnit nahlížení do usnesení a zápisů ze zasedání zastupitelstva obce. Musí obec občanovi poskytnout písemný výpis usnesení na jeho žádost? Jaká hrozí rizika v případě odmítnutí poskytnutí vyjmenovaných dokumentů?

V případě neposkytnutí usnesení či zápisu ze zasedání zastupitelstva k nahlédnutí jedná obec protiprávně a vystavuje se riziku kontroly ze strany Odboru veřejné správy, dozoru a kontroly Ministerstva vnitra ČR. Kontrolu lze přitom zahájit na podnět i z moci úřední a její závěry jsou následně povinně zveřejňovány na úřední desce obce. Starosta má povinnost na nejbližším jednání zastupitelstva obce o provedené kontrole a jejich výsledcích informovat a navrhnout přijetí opatření k nápravě. Ministerstvo vnitra poté dohlíží na to, zda obec učinila opatření k nápravě ve stanoveném termínu.

Dle § 95 odst. 2 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), se o průběhu zasedání zastupitelstva obce pořizuje zápis, který podepisuje starosta nebo místostarosta a určení ověřovatelé. V zápise se vždy uvede počet přítomných členů zastupitelstva obce, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení. Zápis je nutno pořídit do 10 dnů po skončení zasedání a uložit jej na úřadě k nahlédnutí. Občané obce mají dle ust. § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích právo nahlížet do usnesení a zápisů z jednání zastupitelstva obce, do usnesení rady obce, výborů zastupitelstva obce a komisí rady obce a pořizovat si z nich výpisy. 

S právem pořizovat si výpisy je spojena povinnost obce tento výpis občanovi bez dalšího poskytnout, či mu umožnit vlastními prostředky si potřebné listiny ofotit (s poučením o povinnostech souvisejících s ochranou osobních údajů).

V případě, že obec nesplní svou povinnost pořídit zápis ze zasedání zastupitelstva do 10 dnů po skončení zasedání, aby byl dostupný oprávněným osobám k nahlédnutí, jedná se o formální porušení zákona o obcích. Každý pak může podat podnět k provedení kontroly výkonu samostatné působnosti ministerstvem vnitra, které může shledat porušení zákona o obcích a nařídit provést potřebná opatření k nápravě nezákonného postupu ve smyslu § 129a násl. zákona o obcích. Kontrolní závěry ministerstva vnitra jsou povinně vyvěšovány na úřední desce obce a oznamovány zastupitelstvu, přičemž ministerstvo se pravidelně dotazuje, zda obec učinila opatření k nápravě v uložené lhůtě. Přímá sankce obci v tomto případě nehrozí, ale v případě opakovaného excesivního protiprávního jednání lze uvažovat o trestněprávní či hmotné odpovědnosti konkrétních osob.

V praxi se často obec setká s žádostí o písemné vyhotovení konkrétního usnesení, které je pořizováno na základě požadavku jiného subjektu nebo pokud je nutné doložit existenci usnesení (např. katastrálnímu úřadu doložit rozhodnutí zastupitelstva o převodu nemovitosti). Zákon totiž nevyžaduje, aby usnesení jako interní akt zastupitelstva či zápis ze zasedání zastupitelstva, byl zveřejněn, byť se tak velmi často děje a z důvodu zvýšení transparentnosti lze takový postup jedině doporučit. Nebrání-li tomu výjimečná situace (např. dovolená či nemoc osoby zápis obvykle pořizující), je nutné pořídit zápis ze zasedání v zákonné lhůtě a uložit jej na obecním úřadě. Samozřejmostí je, že zápis by měl v tuto dobu být již ověřen ověřovateli zápisu ve smyslu § 95 odst. 1 zákona o obcích.